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财务共享服务中心运作流程

2019-11-27 14:53北京未名品尚
 
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财务共享服务中心能够从流程优化中获取价值并希望实施专业化分工,然后从流程管理中受益,流程管理结合财务共享服务自身的特点,能够有效提升其竞争优势,使财务共享服务中心从本质上改善运作能力。


一、财务共享服务中心的流程设计


流程设计是流程管理的核心内容,共享服务模式作为一个新的管理理念、管理方法,必将引发财务共享服务中心流程的变革和优化,因此,完善、缜密的流程设计工作至关重要。


流程设计主要是根据流程框架进行逐层的分解和设计。财务共享服务中心作为一个独立运营的实体,其流程设计框架一般分为:流程地图、流程区域、流程场景及流程。流程地图为最高层次的流程全景,可以涵盖财务共享服务中心所有的流程范围;流程区域在流程地图基础上,按照流程特性进行划分、汇总和分级;流程场景勾勒流程区域中流程的起始和结束状态,以及与其他流程的接口关系;而流程则是最小单元,最为明细的流程过

程的展开,对流程的执行岗位和信息进行描述。


二、财务共享服务中心的流程


财务共享服务中心适合将重复性强、业务量大、标准化程度较高的业务进行集中处理,而财务核算流程属于财务工作中最为基础和核心的业务,其标准、重复的特性正适应财务共享服务的业务需求。在对实施财务共享服务或准备实施财务共享服务的企业调查中,大多企业也都选择将财务核算业务纳入财务共享服务业务范围。


1、财务共享服务流程范围

财务共享服务流程地图中属于核心流程层次的流程区域,正是专注于财务的核算业务。因此,财务共享服务中心的流程设计应针对核心流程区域,逐一展开进行优化和设计。


归属于财务核心流程的流程区域一般包括:总账管理、应收管理、资产管理、成本管理、应付管理和资金管理等。


财务核算的各项内容是紧密相联的。他们之间相互的数据传递交织成共享服务的总体流程。财务共享服务相关流程中,总账管理作为核心,和应收管理、应付管理、资产管理成本管理及资金管理等发生紧密的交互。上述业务在进行业务处理的同时形成了记账分录,这些分录通过过账的方式进入总账业务循环中。


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2、财务共享服务流程层级


流程是有层次性的,这种层次体现在由上至下、由整体到部分、由宏观到微观、由抽象到具体的逻辑关系。一般来说,可以先建立主要流程的总体运行过程,然后对其中的每项活动、每种业务情况进行细化,落实到各个部门、岗位的业务过程,建立相对独立的子流程以及为其服务的辅助流程。以财务共享服务中心的资产核算流程为例:资产核算流程属于一级流程,资产核算流程中所包含的固定资产核算流程就属于二级流程,而固定资产核算流程中更为细化的固定资产新增流程、固定资产减少流程、固定资产调拨流程、固定资产折旧流程就属于资产核算流程的三级流程。


为保证财务共享服务中心未来流程的高效、稳定、规范运转,财务共享服务中心流程设计工作应尽可能地深入流程的最小单位,从全业务场景出发,为最低层级的子流程进行明细设计。财务共享服务中心流程设计的一级流程一般包括费用核算流程、资金核算流程、资产核算流程、收入核算流程等。


3、财务共享服务中心的典型流程


财务共享服务中实施最为普遍的流程主要包括PTP(从采购到支付)流程、OTC(从订单到收款)流程、ATR(从账务到报表)流程等。对这些典型流程的研究和了解,有利于在实践中更好的对其实施流程管理,提高流程运作的效率和质量。


以最典型的PTP流程为例。业务过程中最为重要的环节是公司和供应商的业务交接界面。这种交接体现在两个方面:一是供应商发票及业务信息向公司传递的界面;二是SSC进行支付并接受供应商查询的界面。基于这两个界面和SSC内部处理过程,整个AP业务可以分为下面四个逻辑过程:


(1)发票信息采集


发票信息采集过程包括实物发票的接收和扫描,以及在电子发票的情况下,采集电子发票信息。这两个步骤的主要目的在于提取发票中的关键信息,并将这些信息作为后期应用的依据。很多共享中心采用条码技术并结合影像管理系统来实现对发票等票据信息的全程管理。


(2)数据及业务处理


数据处理过程主要实现对采集的发票信息进行审核以及向AP和支付信息的转换。


(3)银行支付


支付信息在得到确认后,将转换为符合网络银行接口标准的支付数据,通过网络银行或银企互联的方式完成支付。


(4)客户服务


由于PTP流程面对众多企业内外部供应商,因此财务共享服务中心需要提供强有力的服务支持系统,比较典型的是通过呼叫中心、财务邮箱、供应商管理系统等方式来接受内外部供应商对业务的咨询和对单据的查询。



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