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企业印章使用管理办法

2019-08-09 11:29北京未名品尚
 
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据统计,公司中的纠纷有超过60%是来自公司印章管理不善和印章私用滥用等情况,公司在日常的合同签署和企业印章外带的情况怎样才能做好安全放心,杜绝私用滥用等企业用章风险呢?相关规定的企业印章使用管理办法只是文字和道德上的约束,正是因为不能真正杜绝,市场上才会出现各种企业印章管理系统来严格控制并监控公章的使用,从而达到规避企业印章私用的风险问题。


下面几点是逐步分析公章使用的风险问题及解决办法:


一、公司印章使用与管理至关重要


1、盖章是指合同当事人经过协商,在达成的书面合同上各自加盖本单位的印章。加盖的印章根据文件性质不同需使用公司公章、合同专用章、法定代表人印章或签字等。

2、对合同当事人而言,合同上加盖公司印章,即表明双方当事人订立合同的要约、承诺的完成和对双方权利义务的最终确认,标志着合同内容已经双方协商而成立,并对当事人双方发生法律效力。

3、在大多数情况下,公章即代表公司,一旦合同上加盖了公章就意味着公司需对文件中的条款承担履约担责。


二、公司印章使用现状


传统的企业印章管理模式相对比较成熟,一般在公司内部都有建立一套印章风险防控措施:


1、设置印章管理专员,专职管理印章使用、存储、归档等事宜

2、明确印章使用规范,明确组织内部印章使用和申请流程与规则

3、建立印章使用登记,所有印章记录在册,作为印章审计凭证


对于传统的印章管理方案和措施在一定程度上比较规范,但都是人工来操作的,不能从根本上完全规避企业印章私用等隐患。

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三、公司合同怎么签?


1、电子合同签署


以电子合同取代纸质合同,可缩短合同流转周期、降低合同寄送管理成本。同时,基于《电子签名法》各项实施要求,使用电子签名技术签署的电子合同,保障了其具备与纸质合同盖章相同的法律效力,且具备签署身份可识别、签署内容不可篡改等特性。提升公司合同签署环节效率管理与风控能力。


2、电子印章管理:可控、可追溯


电子印章的使用改善了公司合同盖章的效率管理与成本控制能力,同时还解决了公司印章管理的问题。通过系统设置印章管理员、法务。普通员工等角色,公司借助系统功能赋予不同岗位的人员相应的印章使用与管理权限。


印章管理员:可使用指定的印章并对该印章使用的合同文件具有调阅、下载等权限;


法务:具备流转到节点的合同文件审核、修改等权限;


员工:可通过系统快速发起各类文件内容,快速申请用印;


整个合同用章流程从申请、审批、签字或盖章、归档全程在线化,对公司印章进行角色管理、权限控制、证据留存,为组织印章管理提供技术支撑。


四、企业实体印章怎么管控?


使用企业印章管理系统可以有效防范企业公章私用滥用等风险,公章外带风险可以完全防范,因为可以24小时监控和定位,一般企业印章管理系统又以下几种功能


1、视频录制功能,180度广角视频摄像头连续拍摄,记录盖章全过程


2、实时盘点功能,RFID实时扫描,物品异常即时推送报警信息


3、APP一键操作,手机APP端申请,自动开门使用


4、权限设定功能,自主设置不同角色不同权限,一键管理


5、异常报警功能,进行异常操作,实时被锁死账号,并推送报警信息至管理员


总结:公司要想防范签合同和管印章过程中的风险,有两种方式,一种是使用电子印章,因为电子印章有成熟的流程,另一种较为先进成熟的是企业印章管理系统,公章外带风险是完全可以避免的,可以实时监控上报地点时间,使用人,盖章合同,盖章次数等信息。


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