企业OS首页
企业OS首页

业务循环中的内部控制实务第二期(二)采购环节的内控和风险防范

2020-05-09 11:10小O
 
二维码

在采购环节当中,每一个企业都会发生的一个业务流程,在这个业务流程当中,我们有可能会遇到的一些问题都有哪些?在节点当中,因为在采购环节当中也有很多的一些节点,在这些节点当中怎么样去控制相关的一些风险?


首先我们来看,其实采购环节可能最主要的两点,就是采购和付款之间的一个控制,对吧?采购的过程如何去控制?付款的过程如何去控制?这样才可以降低我们的风险。因为我们主要是围绕着内部控制的一个体系的建设,来达到控制风险的目的。


采购和付款的控制,它的概念是什么,采购与付款的循环是指企业支付货币、取得物品,或者劳务的全过程,是企业生产经营管理中一个重要环节。

这个重要环节也是企业成本费用支出的非常重要的环节。在这种情况,采购是否合理、付款是否及时、是否真实,其实都会带来不一样的风险。

从采购环节来看,它的内部控制系统是什么样的,每个企业的实际运营情况不一样,可能的关注点不同,但是一些主要环节还是希望大家去了解的。

比如在采购控制的时候,肯定要有供应商的选择,这个供应商选择就非常重要,供应商提供的产品是否满足企业的需求,如果不满足,很有可能就出现了不合格率上升的情况。变相的影响企业运营,也相当于多支付了一些成本费用,自然而然降低了企业的盈利状况。所以说供应商选择是非常重要的。


在采购环节中,在供应商选择的过程中,要把合格的供应商名单列入到采购体系当中,筛选后确定我们的供应商。所以供应商选择,是采购控制当中的第一环节。

有了供应商以后,不管是材料、设备或其他物质的需要,在这个时候,我们通过采购控制流程的设立,由申请部门先发起,通过订立请购单来进行申请的采购过程,这里可能就有需求申请、功能申请和预算申请一些细节,这些细节当中就根据企业不同的规定,自行来进行相关的细节安排。

首先是需求申请,相关授权人员来确定是否是这个需要,如果需要,则申请成功,下一环节就到功能申请,也满足的话,就开始预算申请。

这个是我们申请部门的业务流程,确定好请购单,发起后开始询价,询价也有个过程,比如一些供应商的选择,通过供应商的报价来进行商务谈判,选择最佳的采购方案。


这时采取一些不同的方式,比如招投标方式,这时需要我们招投标的审核小组,来进行价格交易条件和交易对象的确定。

通过招投标的形式来确认我们的供应商,在这种情况下,如果确定好价格、交易条件、交易对象,就开始制定采购文件合同的准备。

合同的条款有很多的内容,不管从合同法角度、经济法的角度、税法的角度,还有其他的相关法律角度,都要去审核合同条款,通过合同评审后,达成我们的企业需求。


这时才开始进行下一步采购执行。所以说当然是很简单的企业内控制度管理系统,其实抓住了很多的节点,就是非常重要的关键节点,抓住这个关键节点后,就可以控制企业风险。


比如说供应商的选择节点,如果控制住供应商,就是合格的名单,自然而然在选择上面就可以降低选择风险。同样在申领部门中也要确定有没有必要申请材料采购。通过需求申请后,再来判断落实。


确实需要采购的话,我们就开始询价,进行商务谈判,并且开始走合同审核流程,最终执行采购。

所以说这是比较简单的过程,当然可能一些企业有更加规范的管理,内部控制的系统建设更加复杂,可能它的授权制度也好,或者节点可能会更多。这样可以把风险降到最低。


还有一个采购业务的流程,请购以后,通过一系列的环节,比如需求计划、采购计划、选择供应商、确定采购价格,订立框架协议或采购合同,通过管理供应过程,再验收。如采购进来的产品再进行验收,如果合格再往下进行入库,取得发票来进行付款,来通过财务的控制,完成整个的业务流程。


假如在验收货物时不合格,这时又采取另外的管理流程,比如退货、办理索赔等这样的流程,但是最终也是接到会计控制当中来进行控制。

采购业务的流程,简单给大家罗列一下,控制体系的建立是什么样,比如从需求计划到采购计划,肯定是由发起人需求人来提,之后要由主管领导进行审批,制定出采购计划,之后再签订相关合同。合同会审过,最后采购商品,商品进来之后要通过验收,验收出合格还是不合格两种情况。合格就入库处理,同时取得发票开始下一步的付款流程,到付款流程以后就开始进行审批,经过授权人签字审批之后,到财务来办理汇款。

这个过程,应该注意的节点在哪里?从内审的角度去考虑,要判断签字流程、授权流程、会审流程是否符合相关规定。


在采购业务当中有一些风险控制点,为什么这些是风险控制点?这个控制点又想控制什么样的目标?应该采取什么样的措施才能达到我们想要控制的目标?


这就通过采购业务当中,把一些关键控制点给大家做了一个提示,在采购业务当中,首先的一个关键控制点就是计划。

为什么要采购?首先要编制需求计划,在这个计划中,由于这是关键点,我们就在这个关键点当中,要达到匹配性、真实性、合理性的控制。

编制的计划是不是跟企业经营相匹配,是不是真实合理,如果能达到这个目标,就说明计划关键点,风险就降低了。


第一,控制措施。但采取什么样的措施去达到这些关键点。所以就有控制措施,比如生产经营部门根据实际需求编制需求计划,在计划过程当中,要检查匹配性、真实性、合理性,要看编制的需求计划是不是我们生产经营管理部门根据实际的需要编制的,这是一种控制措施,从这种方法来判断控制目标的完成。

第二,根据实际需求,结合库存和在途的材料,科学的安排采购计划,防止采购过高或者过低,这也是计划环节当中的一种,首先要看库存多少,有没有相关的在途材料,这时才要合理的安排采购计划,明显要达到的目的就是防止采购过高或者是过低。

过高采购量会挤压我们的资金,在资金周转库存的过程中,无法达到最好的经营目标的。自然而然没有达到企业的控制要求,那就是不合理的。所以要通过这种情况来防止过高的情形的发生。


过低也不好,一旦需要生产投入时,没有产品,对企业来说影响也是非常大的。


第三,个控制措施就是采购计划纳入预算管理,经审批之后再严格执行,所以说内部控制其实跟预算也要相结合。


预算管理是什么?有计划的发生成本费用,这样可以控制我们不必要的多余成本费用的发生,可以降低企业风险,同时可以通过控制成本来获取更多的企业效益。


QQ截图20200509103622.jpg


所以这是计划节点当中我们需要注意的一些内容。


到第二个关键节点,请购环节,我们要控制的目标就是防止采购物资过量或者是短缺。有了前面的计划,我们就开始请购,请购过程中也一定要注意不要过高或者过低。他的控制措施是建立采购申请制度,根据类别归口管理,明确请购程序,所以这个流程要有授权人签字,审批通过后才可以往下进行。


预算内采购的项目要严格按照预算执行来办理请购手续。所以为什么我们也要做全面预算,其实预算在年初的时候,在上一年度第四季度就制定下一年度的预算计划。所以就相当于一个指标,放在这相当于红绿灯参照物一样,所以这个预算也起到这样一个作用。

起到指导企业控制成本费用发生的作用。所以在预算范围内的采购项目可以按照预算进度来执行。


第3点就是对于采购申请,重点关注采购申请内容是否准确、完整、是否符合生产经营需要,是否符合采购计划,是否在采购的预算范围内等。要通过这样的内容来审核他的采购申请,如果满足企业的规定要求,请购就可以实行下去。


这里强调的选择供应商,我们控制的目标就是要控制质量和价格,防止舞弊。采取措施就是建立供应商的评估和准入制度,确定合格的供应商,构建供应商的网络,这也是非常关键的过程。


还要公平、公正、竞争的原则来择优选择供应商,并且与供应商签订质量保证协议,因为只有保证产品质量才可以在企业经营过程中稳步前进。

所以在选择商品的时候,选择物资的时候,要跟供应商签订质量保证协议。另外还要建立供应商管理信息系统和淘汰机制,对供应商进行选择和调整,并做相应记录。作为供应商的选择,也是企业采购环节当中非常重要的环节。


当然根据每个企业的不同需求来进行制定,这是内部控制体系当中非常重要的过程,需要在采购时特别去关注。

另外还有确定采购价格,达到合理的性价比,通过健全采购定价机制、采购协议、招标采购、询价比价采购,动态竞价采购等多种方式,来确定我们的采购价格。


这就根据企业的实际来制定出合理的采购价格。只要性价比合理就可以。


并且定期要研究大宗重要物质的成本构成,以及市场价格变动趋势,这样才可以合理的控制成本。这是确定价格和确定采购价格环节。

下面开始执行签订协议或者合同,签订协议和合同就是为了防止合法权益受侵害。所以在合同条款当中,我们要维护自身利益,法务部门要从各种角度,比如合同法、经济法、公司法或税法,各种角度来评审,合同是否合规,是否可以签订。


所以对供应商的主体资格、信用状况等要进行风险评估,并且也要引入竞争制度,确保供应商具备相关的履约能力。

另外在签订采购合同的时候,要明确双方的权利义务和违约责任,并且对影响重大的合同,要组织相关专业人员进行参与和谈判。

所以现在的合同签订都是采取会签制,各部门的管理者都要参与进来,比如说法务部门、财务部门,对企业经济利益影响最大的两个部门参与进来,审核合同的主要情况。还有相关的采购部门或其他工程部门等等。


如果对企业其他部门有影响,这些部门应该汇合到一起进行合同会签。对于重要物资验收和合同允许的差异也做统一规定。比如说合理损耗等等,也应该在合同中进行明确。这是采购环节的合同签订环节。


同样在供应商供应管理环节中,也要保证供应免损害,也有采取措施,比如跟踪合同的履行情况,保证需求物资及时供应,对重要物资建立并执行合同履约过程中的巡视、点检和监造制度。


重要物资可能随时执行过程中都要进行巡视点检等。还要根据生产建设进度和采购物资的一些特性等因素,选择合理的运输工具和运输方式,实行全过程采购登记制度和信息化管理,确保可追溯性。


想要控制节点,就要达到保供应免损害的目标。相关措施就可以根据企业的实际情况进行合理安排。

到了验收环节,也要账实相符,物资达标。所以可以通过制定采购验收标准,验收合格入库、登记、实物账等等。发现异常情况要及时处理、查明原因。如果有不合格的物资要办理退货、索赔等这些措施手段,自然就可以帮助企业去控制风险。


当然每个企业的验收过程是不一样的,所以在环节中,可以根据企业的实际需求来制定出细节,这样就可以达到内部控制的目的。

付款环节也是为了避免资金和信用受损,所以要进行审查发票,要在付款过程当中进行跟踪管理,选择合适的付款方式,前提还是要根据合同制定来进行合理付款,加强预付账款和定金管理,涉及到大额或者长期预付款项时,应该定期进行跟踪检查,这样才可以帮助企业控制付款环节中的风险,在会计处理过程中,通过会计控制,通过真实性和账实相符的审核目标完成我们的会计控制。


相关措施就是加强对购买验收、付款业务的会计系统的控制,做好各环节记录,确保会计记录、采购和仓储记录一致。通过函证的方式,通过对账的方式来进行往来核对,这样才可以保证和供应商没有异议。在采购环节当中才能帮助企业严格的控制住风险。


这里头也有一个简单的物资采购的订单管理流程。合同签订以后开始录入相关数据,提交采购订单给ERP管理人员,选择正确的物料编码或物料属性,录入采购订单,并且通过授权订单进行相关审批。


如果批准,就及时进行订单采购。如果不批准,重新反馈,重新再来确定采购流程。


采购预付款流程,预付款是否要支付,如何去申请预付款,货物收到时,如何跟催发票,之后怎样进行发票核销,这是采购部门的流程,同时在采购付款中,财务部门也参与审核,如果满足规定,审核通过走付款流程。如果不满足,重新进行相关审批流程。所以授权制度非常重要,每一个授权人要履行相关签字,之后才可以进行下一个环节的实施。


采购预付款的流程说明,很多企业在内部控制制度当中就有采购预付款流程,他的适用情况是什么样,主要适用于公司除费用外的所有付款,包括但不限于购买材料固定资产的所有采购与付款,所以这是采购预付款流程主要涵盖的范围。


流程角色中有主导部门、配合部门、参与部门,企业具体情况不一样,可能采取的方式不同,在流程当中还有流程说明,比如编制预付款申请单,要有部门部长审核,然后财务部长审核无误后再呈交总经理审批。过程中,要有每个部门的审核人员签字,最终才能递交总经理来审批。


推荐产品>