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公司公章应该由谁保管?

2019-08-21 09:52章无忌
 
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公司的公章是极其重要的,而公章的管理工作更为重要,但是很多中小企业却不是特别的重视,而且关于公司的公章管理并不是说放在谁的手里,一般类似个体工商户比较小的机构,都是法人自己单独管理印章,其他的公司都是财务或者HR进行管理。


1、公司管理印章的一般方法


有的企业根据不同的印章类型下放让不同人员进行印章管理工作,如公章交行政、合同章交法务以及财务、发票章交给财务部门等。当然也有的企业会专门设置一个印章管理员的工作岗位,统一管理公司所有印章。


不管哪种企业印章,不管是谁在管理,公章的使用流程是一样的,需要用印的时候由经办人也就是申请用章的人员填写用印申请单,交由部门领导以及总经理或是法人代表签字之后,再拿着需要盖章的文件和审批单到印章管理人员处进行最后的核查和盖章。这种印章管理模式就是我们开头所说的分权管理。


不同的印章类型都有专门的应用领域,这就需要公司提前制定好相关的规章制度,避免因为印章管理工作人员对业务不熟悉盖错章而带来经济法律的纠纷。


以公章使用为例:公司公章的使用范围包括公司对内的各类通知、公告、日常事务文书以及对外证明和介绍信、经营方面需要的证件等;


以上的印章管理方法如果是大家都自觉遵守规则制度的情况下,是可以保障企业内部管理正常的运营,但如果发生印章管理人员或是其他工作人员利用职务之便私盖、偷盖公章,加盖与公司无关的文件、协议,为自己牟利等违法行为,大部分企业都无任何有效的应对方案和预防措施。


如果因内部人员的管理不善导致公章私用对第三方造成损失的,企业必须为此承担相应的赔偿责任。


因此,这类的企业公章管理风险还为发生之前,印章管和使用控就显得极为重要。

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2、不同行业不同领域的公司部门章


不同行业不同领域的公司部门章都是不同的,如果需要了解公司部门章有哪些还是要根据自身所在的行业进行区分。


举例:建筑行业


建筑行业的部门章包括:工程项目专用章、工程技术专用章等,也就是我们常称的项目章;其他类型公司还包括:入库专用章、发货专用章、人事专用章、以及质检部门质检合格章等等。


值得一提的是,或许是源于建筑行业的特殊性,虽然部门章原则上只适用于公司项目内部生产、技术资料文件上,但如果因管理不善被工作人员用在外部如建材租赁、借贷担保以及其他类型的经济类合同协议,也能产生法律效力,并且如果因此造成第三方的损失,公司还要承担相应的赔偿责任,所以部门章管理万不可大意。


那么,针对以上情况有没有好的公司公章管理办法呢?如何才能确保公司部门章使用规范,杜绝相关隐患?


3、企业印章管理系统


印章使用规范首先离不开规章制度的建立,要明确的表示哪些能做哪些不能做,之后为了保障制度能够的顺利有效的执行,预防上有政策下有对策的行为发生,就需要企业印章管理系统协助并配合公司的印章管理工作。


印章使用最大的问题就是公司领导无法实时有效的监管印章的使用状态,而章无忌这款企业印章管理系统是依托于物联网技术的发展应用,以云服务器和APP管理软件为核心,将管理软件和终端实体智能印章设备结合在一起,可实现公司印章保管全天候监管、印章使用在线、远程申请,领导手机端、电脑端软件任意审批文件以及自动上传印章使用电子台账等功能,以管理软件(手机APP+电脑端)结合智能终端设备,将实体印章安装至设备当中,实现企业印章保管、使用审批、登记记录的,在线、远程智能化管控。


全密封防拆设备,没有授权指令无法打开,盖章必须提交申请、用印完成后自动登记用印信息,在线一体化闭环用章模式,让不法分子毫无可乘之机,杜绝企业公章使用的一切风险。


章无忌企业印章管理系统能够确保每个人每次使用印章都有审批和记录以及相关的是视频监控,就能保障公司印章使用的安全和规范,在确保企业公章使用安全的前提下,同时在很大程度上颠覆性的提升了公司印章使用和审批的总体效率。


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