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企业OS智能财务合同签章数字化管理解决方案

2019-08-23 10:47en+智能财务
 
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en+智能财务合同签章数字化管理解决目标主要有两点,一是用物联网和人工智能的手段高效控制并解决要控制没效率和要效率没控制这这个最基本的风控矛盾点,二是最大化实现企业数据价值。


合同是商业活动的枢纽,也是企业收支两条线的产生数据的依据和数据的汇集点,挖掘、整理、分析和预测这些数据,才能实现企业数据价值的最大化


一、企业合同签章的常见弊病


1、合同量大或者合同结算量大;

2、合同与签章管理大部分出于手工处理状态;

3、管合同和管签章的人员成为瓶颈;


二、en+智能财务合同签章数字化管理解决方案适合的企业类型和行业


1、适合的企业类型:项目驱动型,平台驱动型和订单驱动型;

2、适合的行业:工程建筑,电商,法律服务,咨询服务,物流,金融,商贸、进出口,人力资源,检测认证等。     


三、企业合同签章的共性问题


1、管理层看不到合同生命周期的全貌,特别是基于合同产生的数据全貌;                                             

2、合同数量多,类型多,版本多,传统邮件,OA或者手工签批,效率低下;

3、合同的修订的版本多,版本的沟通和管理效率低下,经常混淆;

4、合同签章管理流于形式,纯靠人工对签章风险的控制,控制有盲区,风险高,效率低,耗时,耗力;                             

5、合同的执行风险,结算风险不能实时预警和响应,导致事后花成倍的代价弥补;                               

6、合同的收付款的计划,业务进度没有和合同管理打通,业务和财务都靠人工对账和结算,导致效率,及时性,准确性都存在问题;  

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四、企业合同签章的本质问题


1、合同与签章管理涉及到多端和多段管理,导致协同、数据和风险的过程控制出现问题,在合同和签章管理中至少有业务,法务和财务多端在业务不同的阶段参与管理,大部分企业没有设立牵头的部门进行协同管理。

2、 管理者的对合同管理的本质认识不深刻,大部分管理者对合同管理的认知还停留在仅仅是走流程,做档案管理;合同本质不是文档,而是衔接企业价值链和数据链的枢纽,是企业风险控制的最重要的抓手没有之一。

3、合同全生命周期管理的解决方案的稀缺,市面普通的CRM,SCM以及传统的合同管理软件都不是基于合同全生命周期的来解决价值链和数据链的问题,所以造成合同管理的系统碎片化,数据碎片化,风险控制形同虚设。目前也只有en+智能财务正在设计和落地合同全生命周期管理的解决方案。


五、解决方案


合同管理分为合同签约周期和合同执行周期这两大周期,并且每个周期对应着详细的场景即服务的解决方案。


1、设计去瓶颈化策略

梳理和设计合同管理中去人化的环节和流程和需要人工介入的环节和流程,去人化的环节用系统来实现,人工介入的环节降低其操作难度和步骤,比如智能签章解决方案;         

2、设计风控策略

根据企业风险偏好,设计合同分级管理和风控策略,并通过智能手段实现风控的预警可视化;

3、设计事件驱动策略

设计事件驱动策略实现企业管理的最小颗粒度,即员工的行为的管理,来实现来对合同的盖章,快递,归档、发票、合同的收付款等行为用进行精细化管理与协同,做到风险过程控制;

4、设计数据流动策略

合同的相关数据和物联网智能设备的连接,处理和翻译一定是流畅的,实时的,可视的;

5、设计场景即服务策略:

合同管理使用的第三方资源和服务可以根据场景实时调用,并形成降低企业签约风险,提升数据填写和传输效率。 可以选择的资源:比如企业征信,合同防伪,发票查验等等。


六、en+智能财务合同签章数字化管理解决方案的客户案例


1、客户背景:御家汇为A股上市公司, 美妆电商行业,典型的订单+平台驱动型企业;

2、客户需求:基于合同为出发点对企业经营风险,法务风险和财务风险进行控制;客户的合同数量多,签章使用频次高,合同结算量大。业务,法务,财务,内控都提出需要基于合同的全生命周期做解决方案;

3、解决方案:

一期:智能印章解决方案

(1)en+与魔钥的物理网设备的实体印章管理解决方案,控制用印风险并做到用印去人化管理;

(2)en+提供电子签章的解决方案,提高签约效率;


二期:合同全生命周期解决方案

(1)合同签约周期管理 (从合同在线编辑到合同归档,与一期打通);

(2)合同执行周期管理 (从合同执行进度到合同开票与回款追踪,并且和发票纸电一体化打通);

(3)合同管理风险预警 (根据风险控制策略,设定判定规则和预警方式);


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